Обязанности офис менеджера банка

Оглавление:

Обязанности менеджера банка

Кредитный менеджер – это сотрудник банка, который работает с клиентами по вопросам кредитования. В его обязанности входят:

1. Консультирование клиентов по вопросам кредитов, кредитных карт и дополнительных к ним услуг.
2. Расчет суммы кредита (ПСК, переплата и прочие расчеты).
3. Заполнение заявки на кредитный продукт.
4. Проверка документов клиента.
5. Подписание кредитного договора и оформление момента выдачи кредита.

Чаще всего зарплата кредитного менеджера складывается из двух частей:

• Оклада — фиксированной части, сумма которой оговорена в трудовом договоре. Менее этой суммы специалист получить не может.
• Премии – это вознаграждение сотрудника за хорошие показатели работы. Чаще всего в трудовом договоре о выплате премии написано только то, что она выплачивается на усмотрение работодателя.

Для расчета премии каждый банк разрабатывает свою систему премирования.

Чаще всего такая система состоит из следующих показателей:

1. Показатель объема выдачи. Для кредитов он измеряется в рублях (то есть складываются суммы всех выданных кредитов). Для кредитных карт этот показатель измеряется в штуках, то есть количестве выданных карт.
2. Показатель возвратности. Этот показатель показывает, сколько клиентом менеджера платят по кредитам, а сколько находятся в должниках банка. Чем этот показатель выше, тем больше премия у специалиста.
3. Продажа дополнительных услуг. Практически все банки кроме оформления кредитов предлагают дополнительные услуги. Это различные виды страхования, перевод накопительной части пенсии в негосударственные пенсионные фонды и так далее. За каждую проданную услугу менеджер получает вознаграждение.

Кроме премий у кредитных менеджеров бывают и штрафы.

За что могут оштрафовать:

• Дисциплинарные проступки – опоздания, хамское поведение и т.д.
• Ошибки в заполнение кредитной заявки – опечатки, грамматические ошибки.
• Ошибки при проверке документов клиента.
• Махинации с данными клиента, за это чаще всего специалиста увольняют.

Что должен уметь студент, чтобы его взяли на должность кредитного менеджера.

Большинство российских банков делают упор в своей работе на выдачу кредитов. То есть большинство клиентов общаются в банке именно с кредитными менеджерами. Поэтому при собеседовании на эту должность обращают внимание на внешний вид соискателя, умение высказывать свои мысли и умение убеждать.

К претендентам предъявляются различные требования в зависимости от системы принятой в банке для оценки платежеспособности клиента.

Если банк работает по скоринговой системе, то на должность кредитного менеджера возьмут даже не опытного молодого сотрудника.

В его обязанности будут входить:

• Консультация клиента по продуктам и услугам банка (оглашение условий, требований к клиенту, расчет суммы кредита);
• Проверка документов клиента;
• Заполнение заявки на кредит и оглашение полученного решения;
• Оформление договора или оглашение отказа;
• Выдача кредита или кредитной карты.

Если банк работает не по скоринговой системе, а решение принимает сам менеджер, то требования на эту должность намного выше.

Так как специалист сам принимает решение, то у него должно быть достаточно жизненного опыта для верной оценки сложившейся ситуации клиента. Он должен реально представлять стоимость цели кредита, размер доходов клиента и сумму его ежедневных расходов, для того чтобы оценить его платежеспособность.

Поэтому на такую должность чаще всего требуют:

• Возраст от 25 лет.
• Опыт работы, возможен опыт работы не в кредитной организации.
• Высшее образование.
• Умение быстро считать в уме и анализировать ситуацию.
• Высокая стрессоустойчивость.

Первые сложности могут возникнуть при работе с клиентами. Ведь они бывают разные: некоторые молчат и совсем соглашаются, а некоторые кричат и обвиняют специалиста во всех своих бедах.

Главное не принимать обвинения на себя. Даже если клиент прав, и банк доставил ему неудобства, то нужно понимать, что это сделал банк, а не специалист. И просто постараться решить проблему, не принимая на себя вину за произошедшее.

Во многих офисах для привлечения клиентов кредитных менеджеров обязывают проводить опросы и акции в людных местах, это может быть торговый центр или просто оживленная улица. Это еще одна сложность, ведь подойти к незнакомому человеку, который идет по своим делам, и предложить ему кредит — сможет не каждый.

Работают такие специалисты по графику 2\2 или 5\2, иногда бывают исключения.

То есть для работы на должности кредитный менеджер нужны следующие навыки и знания:

• Умение убеждать – без этого навыка не будет больших продаж;
• Стрессоустойчивость, и умение оставлять все профессиональные проблемы на работе;
• Умение вести переговоры – для того чтобы клиент вам верил, он должен чувствовать, что вы знаете больше него. Даже если это не так, нужно держаться на уровне, ведь кредитный менеджер – это лицо банка;
• Умение усваивать большой объем информации – чаще всего при приеме на эту должность специалистов дополнительно обучают, так же тренинги проводят несколько раз в течении года, для успешной работы нужно максимально усваивать полученные знания;
• Умение сказать «Нет» — в процессе оформления кредитов многим клиентам приходится отказывать в выдаче, это особенно трудно сделать, когда цель кредита – лечение ребенка;
• Чувство стиля – это не обязательное качество, но доказано, что у специалистов, которые выглядят презентабельно намного больше клиентов, чем у других. И, как правило, платежеспособность их клиентов выше, чем у остальных.

Работа кредитного менеджера это отличный вариант для студента, который только получил диплом. Эта работа дает огромный опыт, конечно если вы будите работать.

• Приобретение новых знакомств, в виде клиентов;
• Получение опыта работы с документами;
• Получение навыка продаж;
• Получение кредитов на льготных условиях – во многих банках, условия кредитования для своих сотрудников выгоднее, чем для обычных клиентов. Банк предлагает им не только выгодные проценты, но и упрощенную процедуру оформления, ведь доход сотрудника банк уже знает.
• Доступ к информации по кредитованию, которая в дальнейшем будет полезна для личного пользования.

Возможности карьерного роста с этой должности зависят, конечно, от конкретного человека и от системы принятой в банке.

Для того чтобы с позиции кредитного менеджера двигаться дальше по карьерной лестнице нужно принять к вниманию следующие замечания:

1. Нужно зарекомендовать себя как креативный человек, который готов активно привлекать клиентов. Это могут быть создание группы в социальных сетях, с целью продвижения банка, или себя лично как кредитного менеджера. Ведь сейчас это очень эффективный способ рекламы. И если это сработает, то начальство точно оценит это повышением или премией;
2. Нужно активно участвовать в корпоративной жизни банка, стать лидером не только по рабочим показателям, но и «во всех конкурсах на корпоративе». Очень часто после праздников руководство повышает сотрудников, которые особо отличились;
3. Еще могут получить повышение сотрудники, идея которых принесла ощутимую пользу банку. Это может быть новая идея привлечения клиентов, которая увеличит объем выдачи кредитов. Или новый метод внесения или обработки данных, который ускорит работу. Главное чтобы это было полезно;
4. Не для кого ни секрет, что иногда продвигают и тех сотрудников, которые просто нравятся руководству, из-за каких-либо личных соображений. Но это скорее исключение, чем правило в банковской среде. Так как на ответственные высокие должности ищут человека, который готов и может много и эффективно работать, поэтому блат не применим.

Обязанности директора
Обязанности руководителя
Деятельность менеджера
Качество продукции
Стратегический менеджмент

Назад | | Вверх

Офис-менеджер — кто это? Должностные обязанности офис-менеджера

«Планктон», «манагеры» — все эти нелицеприятные определения относятся к работе офисных работников. Но так ли бесполезна подобная работа? Офис-менеджер — кто это? Каков круг его обязанностей?

Офис-менеджер — кто это?

Профессию офис-менеджера часто путают с профессией секретаря. Но различие между этими специальностями всё-таки есть. Итак, офис-менеджер — кто это?

Менеджер данного направления является офисным управленцем или администратором. Он регулирует офисную работу, являясь важным информативным звеном между сотрудниками и начальством, клиентами и сотрудниками и т.д.

Чем активнее деятельность той или иной организации, тем больше у нее проблем с ежедневными мелкими организаторскими делами и документацией. Их выполнение и обеспечивает офис-менеджер.

Он следит за тем, чтобы все текущие документы, а также приказы начальства были оформлены должным путем. При этом распоряжения руководящего состава должны быть вовремя донесены до сотрудников фирмы, все жалобы от посетителей должны быть приняты к сведению, а предложения сотрудников доведены до начальства.

Таким образом, делопроизводство, а также коммуникативные связи в компании частично ложатся на плечи офисных менеджеров.

Место работы и заработная плата

Офис-менеджер необходим в любой компании, у которой есть офис, руководитель и хотя бы несколько сотрудников. В мелких организациях список обязанностей подобного специалиста значительно меньше, чем, например, в огромной корпорации. В большой компании офис-менеджеров может быть несколько, а каждый из них закреплен за своим отделом.

Выходит, что спрос на таких специалистов достаточно высокий и, возможно, будет еще расти. Но только вот перспективы карьерного продвижения практически нет. Особенно если, кроме офис-менеджемента, человек больше не владеет никакой профессией.

Ввиду того что обязанности не слишком сложные, конкуренция за одно рабочее место, по красней мере в России, достаточно высокая – 6 человек на вакансию. При этом зарплата по столичным меркам невысокая – 27 тысяч рублей.

В культурной столице – Питере – зарплата подобных работников ниже примерно на 5-7 тысяч, а конкуренция в разы выше. Чем дальше к периферии страны, тем меньше зарплата и больше претендентов на должность.

Необходимые личные качества

Поручения, которые получает офис-менеджер, как правило, нуждаются в срочном и оперативном выполнении. Поэтому от претендента на должность требуется, прежде всего, исполнительность, расторопность и пунктуальность. Также важна хорошая память и умение концентрироваться.

Человек, занимающий эту должность, должен быть доброжелательным и общительным, поскольку в отдельных ситуациях перед клиентами он выступает в качестве представителя компании.

Офис-менеджер должен обладать грамотной и логически выстроенной речью, а также владеть деловой этикой, поскольку его часто привлекают к организации деловых переговоров и корпоративных встреч.

Полезные знания, вроде номера телефона хорошего электрика или службы доставки обедов, тоже не помешают. Ведь во многих компаниях порядок в офисе, а также сытость сотрудников контролируются тоже менеджером.

Необходимые навыки офис-менеджера

  1. Первое требование к подобному сотруднику – уверенное владение ПК и Интернетом. Если помимо Word и Excel, претендент будет владеть Photoshop или «Офис пикчер-менеджер» — это еще один повод взять на работу именно его, а не кого-то другого.
  2. Высокая скорость печати. Умение быстро набирать тексты – одно из главных для офис-менеджера.
  3. Навыки в административном управлении, полученные на предыдущих работах, обязательны, если человек устраивается в крупную компанию.
  4. Навыки ведения делопроизводства. Ведение документации – одна из главных обязанностей данного вида специалистов, так что без базовых знаний не обойтись.
  5. Уверенное пользование оргтехникой. Факсы, принтеры, сканеры – всё это должно быть в компетенции офис-менеджера.
  6. Навыки грамотного и дипломатичного общения. Офис-менеджер должен не просто грамотно общаться, он должен уметь разрешать конфликтные ситуации, если это потребуется.
  7. Владение иностранным языком. В крупных международных компаниях офис-менеджер должен владеть хотя бы базовым английским.

Общие положения должностной инструкции

Должностная офис-менеджера инструкция утверждается генеральным директором компании. В разных компаниях она может отличаться по некоторым пунктам, но в целом ее основные положения не меняются. С рабочей инструкцией необходимо ознакомляться еще до подписания трудового договора, чтобы потом не сетовать на то, что выполнять те или иные обязанности не входило в ваши планы.

В общих положениях может быть указано:

  • кто ответственен за прием офис-менеджера на работу;
  • кто вправе освободить его от должности;
  • кому подчиняется работник;
  • кто подчиняется офис-менеджеру;
  • кто выполняет обязанности офисного менеджера в его отсутствие и т.д.

Как правило, офис-менеджеры подчиняются генеральному директору. В подчинении у администраторов офиса находятся курьеры, водители, уборщицы и т.д.

Также в общих положениях может уточняться, работника с каким уровнем квалификации можно принимать на описываемую должность.

Прямые обязанности

Следующим пунктом в инструкции прописываются обязанности офис-менеджера.

Для резюме на соискательство вакансии часто претенденты выписывают в отдельную графу, какие обязанности они выполняли на предыдущей работе в офисе. Так работодатель получает больше информации о навыках претендента.

Какие пункты могут входить в непосредственные обязанности офис-менеджера?

  1. Курирование телефонных звонков. Сотрудник должен отвечать на поступающие звонки, в меру своих возможностей отвечать на вопросы оппонентов, а также информировать начальство об информации, которую просили передать.
  2. Курирование документации. Хранение и учет документов, контроль корреспонденции, оформление приказов и т.д. – это прямые обязанности офис-менеджера.
  3. Размножение документов. По особому поручению шефа сотрудник выполняет копировально-множительные работы.
  4. Оформление писем, запросов – т.е. ведение переписки с партнерами, клиентами или поставщиками по просьбе непосредственного начальника.

В обязанности офис-менеджера может входить еще как минимум шесть видов работ. Но в каждой компании нагрузка на специалистов этой категории определяется индивидуально.

Права офис-менеджера

Любая инструкция офис-менеджера включает в себя не только обязанности, но и права.

  1. На предоставление полной информации. Для выполнения тех или иных заданий офис-менеджер имеет право требовать предоставления того объема информации, включая конфиденциальную, какой ему необходим.
  2. Озвучивать рационализаторские предложения. Если для организации офисной работы необходимы новшества или дополнительные распоряжения гендиректора, то менеджер вправе предлагать их ввести.
  3. Требовать надлежащих условий работы. Если служебные обязанности невозможно выполнять из-за отсутствия необходимых условий, офис-менеджер может потребовать их создать.
  4. Действовать в рамках компетенции. Изучив должностную инструкцию, работник вправе принимать самостоятельно решения и давать распоряжения, но только в рамках своей компетенции.

Это приблизительный свод прав, которыми обладает офисный менеджер. Они могут дополняться или сокращаться в зависимости от специфики учреждения.

Ответственность

Офис-менеджер – профессия, которая также предполагает некую ответственность. Её объем и наказание за нарушение правил определяет каждый работодатель в индивидуальном порядке. Самые распространенные пункты, по которым несется ответственность, в должностных инструкциях выглядят примерно так.

  1. За халатное отношение к своим обязанностям. Несвоевременное выполнение распоряжений и любая другая халатность – вина сотрудника, за которую необходимо отвечать.
  2. За разглашение конфиденциальной информации. В трудовых договорах и должностных инструкциях необходимо внимательно читать пункты о конфиденциальности информации. За ее разглашение чаще всего можно лишиться работы.
  3. За нарушение сферы компетентности. Действия, выходящие за сферу компетентности работника, недопустимы.
  4. За нарушение трудового распорядка и т.д. Нарушение трудового распорядка, правил пожарной безопасности или техники безопасности – это также сфера ответственности сотрудника.

Плюсы и минусы профессии

Данная профессия имеет, как и многие другие, ряд достоинств и недостатков. Итак, какие плюсы работы ощущает на себе офис-менеджер?

Отзывы работников, которые трудятся на этом фронте, касаются, прежде всего, высокого спроса на данную профессию: получив определенный опыт работы в этой сфере, найти себе более высокооплачиваемое место не составляет труда. Те навыки административно-хозяйственной деятельности, которые приобретаются в процессе работы, актуальны в повседневной жизни. К тому же работа офис-менеджером позволяет развить свои коммуникативные навыки.

Среди минусов – повышенная психологическая нагрузка, которую испытывают сотрудники, ведь в течение одного рабочего дня приходится решать массу разноплановых вопросов. К тому же руководители, помимо прямых обязанностей, часто нагружают офис-менеджеров личными просьбами и дополнительными поручениями.

Где обучаться профессии?

Офис-менеджер, кто это – ясно из вышесказанного. Однако где можно обучиться этой профессии?

Специального факультета, который готовил бы офис-менеджеров, нет ни в одном ВУЗе. Но нередко руководитель хочет, чтобы эту должность занимал человек с высшим образованием. Какого рода будет это образование, не всегда важно – главное, чтобы претендент был выпускником ВУЗа. В провинциальных городах на эту должность могут взять даже после 9 классов образования. Каждая компания решает в индивидуальном порядке, какой офис-менеджер ей требуется.

Больше всего работодателя будут интересовать другие характеристики кандидата:

  • работал ли он прежде в этой сфере;
  • насколько хорошо владеет компьютером;
  • знает ли делопроизводство;
  • владеет ли языками и т.д.

Нельзя сбрасывать со счетов и коммуникативные навыки человека. Если по этим показателям всё в порядке – шансы получить работу возрастают.

Пример резюме офис-менеджера

Скачивание начнется через: секунд

Скачать резюме в формате .doc [36 Кб]

Место проживания: г. Москва, (ближайшая станция метро)
Дата рождения: 01.19..г (…)
Семейное положение: Замужем, дети есть

06.20..г. — Московский филиал информационных технологий в туризме Российской международной академии туризма, г. Москва
Факультет: Менеджмент гостеприимства
Специальность: Менеджмент организации

10.20..г. — МИД РФ, г. Москва
Название курса: Классический курс английского языка

01.20…- 12.20.. г. — ООО «ХХХ», г. Москва
Сфера деятельности компании: .
Должность: Офис-менеджер

Организация работы отдела;

Контроль и документарное сопровождение процессов, связанных с командировками сотрудников компании, контроль исполнения бюджета при организации командировок;

Разработка и реализация проектов в целях совершенствования работы;

Ведение и контроль графика отпусков сотрудников;

Подбор персонала на вакантные должности в отделе;

Организация подписки сотрудников Банка на печатные и электронные издание, справочную литературу;

Решение организационных вопросов;

Работа с деловой документацией;

Организация и сопровождение деловых поездок сотрудников компании (заказ билетов, бронирование гостиниц, подготовка документов для получения виз);

Работа с курьерами.

01.20..г. — 12.20..г. — ООО «ХХХ», г. Москва
Сфера деятельности компании: .
Должность: Секретарь-референт

Планирование рабочего дня руководителя;

Обеспечение документальной и информационной поддержки деятельности руководителя;

Постановка задач от генерального директора сотрудникам компании;

Взаимодействие со структурными подразделениями;

Ведение протокола совещаний;

Координирование потоков входящей/исходящей информации;

Организация и сопровождение деловых поездок (заказ билетов, бронирование гостиниц, подготовка документов для получения виз);

Организация приема посетителей.

01.20..г. — 12.20..г. — ООО «ХХХ», г. Москва
Сфера деятельности компании: .
Должность: Секретарь

Прием и распределение телефонных звонков, поступающих в компанию;

Работа с документами: определение важности, подготовка, оформление, рассылка, получение, хранение, систематизация;

Планирование и подготовка приема посетителей;

Помощь в планировании рабочего графика руководителей, заказ гостиниц и авиабилетов;

Участие в подготовке деловых переговоров;

Заказ канцтоваров и прочих вещей, необходимых для жизнедеятельности офиса.

Английский язык: Базовый уровень
Компьютерные навыки: MS Office (Word, Excel, Outlook)

Знание и опыт работы в административном управлении.
Опыт обеспечения жизнедеятельности офиса.
Высокая скорость печати.
Навыки грамотного делового общения, делового этикета.
Умение разрешать конфликты.
Уверенный пользователь ПК и оргтехники.
Умение пользоваться мини-АТС.
Коммуникабельность, самостоятельность, ответственность.

Характеристика менеджера банка

Характеристика менеджера банка

Характеристика
на менеджера банка Илью Олеговича

Илья Олегович, 1986 года рождения. Уроженец г. М. Имеет высшее образование. В 2008 году окончил Северо – Восточный государственный университет г. Магадана. Факультет менеджмента экономики и финансов. Специальность «Государственное и муниципальное управления». Получил квалификацию «Менеджер». В период с 2008 по 2011 год проходил обучение в аспирантуре Северо – Восточного государственного университета г. Магадана. по специальности: «Экономика и управление народным хозяйством».

На работу в Операционный офис Илья Олегович поступил в феврале 2009 году на должность старшего менеджера отдела прямых продаж.

Прошел переподготовку по профилю специалиста, быстро ознакомился со спецификой работы, порядком предоставления банковских услуг, рассчетно-кассового и эквайрингового обслуживания, особенностям работы с корпоративными клиентами. На тренингах обучался «Навыкам проведения эффективных презентаций», «Искусству продаж» .

Сотрудник отличается активностью на работе в плане привлечения клиентов и поддержания с ними долгосрочных отношений, способностью анализировать ситуацию и факты, собирать необходимую информацию и на основании этого принимать взвешенные решения. Сотрудник стрессоустойчив, демонстрирует способность принимать правильные решения, при этом рассматривая разные логические варианты,. Он быстро учится и умеет смотреть «в корень» вопроса, отделять важное от второстепенного, правильно производит ранжирование текущих задач.
Профессиональная подготовка и знания соответствует предъявляемым требованиям.
Учитывая вышеизложенное, Илья Олегович , в апреле 2010 года переведен на должность ведущего менеджера отдела прямых продаж. В обязанности добавилось наставничество, мотивация и развитие персонала, контрольные функции по управлению результатами.

Сотрудник придерживается норм поведения, принятых в компании. При общении открыт. В общении с коллегами дружелюбен и приветлив, с клиентами фирмы – обходителен и вежлив, в затруднительных ситуациях всегда нацелен на недопущение конфликтов и нахождение компромиссных решений, к решению задач подходит творчески. Имеет навыки делового общения, тактичен.

Трудолюбив, обладает высокой работоспособностью, всячески поддерживает имидж коллектива и компании .
По результатам работы Тузиков И.О. неоднократно премировался .

Характеристика дана для предоставления по месту требования

Управляющий
Операционного офиса

Обязанности офис-менеджера. Функциональные и должностные обязанности офис-менеджера и секретаря

Офис-менеджер – один из самых необходимых кадров в работе любой современной компании. Широкий спектр обязанностей включает функции организационно-контролирующего специалиста. В нем одновременно объединены до трех полномочных представителей: секретаря, завхоза, администратора. Обязанности офис-менеджера предполагают главным образом большую ответственность и высокую исполнительность.

Требования к специалисту

Инструкция должностная офис-менеджера включает необходимые предписания для принятия на работу и ее осуществления в дальнейшем. Первое, чем должен обладать претендент на данную должность, — это соответствующее образование и профессиональные навыки. Работник должен иметь диплом об окончании среднего специального, неполного высшего или высшего образования.

В навыках должны присутствовать знания об устройстве офиса и особенностях его работы. Зонирование помещения – немаловажный фактор в функциональности. Если офис-менеджер знаком с принципами организации деятельности, ему будет несложно контролировать отдельные рабочие позиции. Персонал должен распределяться по своим местам в соответствии с обязанностями так, чтобы не нарушалась другая работа. Офис-менеджер должен знать сферу работы и степень ответственности каждого специалиста.

Обязанности администратора офиса

Управляющий обязан организовать оптимально комфортное производство в помещении офиса. Помимо зонирования, менеджеру необходимо управлять работниками, чтобы стабильно выполнялись все функции каждого кадра. Основы деятельности офиса устанавливаются администратором по пунктам:

  • Подбор и расстановка специалистов.
  • Планирование стратегии и тактики в работе.
  • Построение организационной структуры офиса.

Для стабильного рабочего состояния в офисе нужно добиться того, чтобы каждый кадр преуспевал в своей деятельности. Положительные результаты труда реализуются методами мотивации и управлением ее стратегией. Разработка и воплощение прогрессивных подходов к улучшению качества и повышению производительности – обязанности офис-менеджера.

Деловое общение в рабочем коллективе строится на морали и профессиональной этике. Офис-менеджер является лицом, подающим пример вежливого тона и уважения сотрудникам.

Внутренний контроль

Все принятые решения должны контролироваться самим администратором. Контроль осуществляется по следующим профессиональным направлениям:

  • Введение и обеспечение внутреннего трудового распорядка.
  • Соблюдение специфических норм общения в компании.
  • Контроль за культурой речи при общении с клиентами и деловыми партнерами.
  • Дресс-код – немаловажный пункт в работе компании. Сотрудники должны носить соответствующую форму, которая устанавливается стандартами деловой среды и предписаниями устава компании.

Офис-менеджер, должностные обязанности которого включают управление кадрами и контроль за деятельностью, должен разработать собственную методику организации и структуру оценивания качества работы. На каждого сотрудника накладывается дисциплинарная ответственность в случае нарушений трудового распорядка и рабочей этики. Такую ответственность несет и сам управляющий. Система мер профилактики нарушений, способы решения конфликтов с руководством и другими сотрудниками, методы морального стимулирования разрабатываются администратором.

Обязанности завхоза

Функции заведующего также может выполнять офис-менеджер. В этом случае ему необходимо производить обеспечение персонала и помещения необходимыми расходными материалами. Каждый работник должен иметь бейдж и визитные карточки для того, чтобы его личность, имя, должность, контактные данные всегда можно было узнать и правильно обращаться. Лицо специалиста – лицо офиса и компании.

Снабжение канцелярскими принадлежностями ведется регулярно и входит в обязанности офис-менеджера. Составляются хозяйственные планы по обеспечению товарами с учетом количества поставляемой в компанию продукции, стоимости оптовых закупок и систем скидок. Постоянные поставки офисного материала, в том числе бумаги и расходной продукции для техники, осуществляются с заключением сделок с поставщиками и обслуживающими компаниями при непосредственном участии в этом офис-менеджера. Поступление товаров контролируется платежной и учетной документацией. Выдача канцтоваров и принадлежностей персоналу производится с назначением ответственных лиц и наличием схем и порядка распределения хозяйственных ценностей.

Все оборудование контролирует завхоз, в данном случае офис-менеджер. Должностные обязанности включают наблюдение за исправным состоянием технических средств, коммуникаций. В случае поломки аппаратов и машин осуществляется вызов обслуживающей компании или ремонтирующего специалиста и проверка результатов его работы. Такой контроль происходит и при поставке новой техники в офис.

Инвентаризация оборудования и расходных материалов производится офис-менеджером путем периодической сверки наличия и технического состояния хозяйственного имущества с данными бухгалтерского учета.

Под свою ответственность управляющий хозяйственным обеспечением распоряжается средствами, выделенными офису на приобретение необходимых компании товаров и восполнения технических нужд помещения. Завхоз организует материально-техническое снабжение совещательных мероприятий, конференций, переговоров.

Секретарь и его обязанности

Все перечисленные ключевые процессы в работе управляющего и его решения должны быть официально закреплены, а потому в обязанности офис-менеджера, секретаря в одном лице входит документационное обеспечение организационных мероприятий. Каждый документ, в зависимости от назначения, обладает своей формой и структурой составления. Только тогда принятое решение или план будут иметь законную основу и предполагать неукоснительное выполнение всех пунктов. Так строится четкая и слаженная деятельность компании.

Сотрудничество и интеграция

Секретарь-менеджер организует встречу и прием гостей. Делегации и комиссии, партнеры, клиенты – важные визитеры компании. От них напрямую зависит деятельность фирмы и ее развитие. Общение происходит на деловом уровне с использованием формально-дружественной этики без перехода на личные связи и взаимодействие — только работа. Офис-менеджер должен символизировать культуру и уважение не только как руководящего представителя, но и фирмы в целом. Получение и передача контактной информации производятся непосредственно секретарем. Для сотрудничества и решения важных вопросов взаимодействия осуществляется обмен визитными карточками, их анализ и хранение в отделе. Ведение деловой корреспонденции с партнерами и филиалами входит в обязанности офис-менеджера. Им производится электронная и курьерская отправка необходимого материала, прием и анализ информации, ведение деловой переписки.

Менеджер в структуре управления

Управляющий в большинстве случаев находится в непосредственном подчинении у генерального директора компании и высшего руководства. Ответственность и права предписываются начальством, которое контролирует их соблюдение. В обязанности офис-менеджера для резюме входит отчет о проведенной внутриофисной организации, достижении результатов производительности и возникших трудностях в работе и обеспечении деятельности. Им выносятся предложения по улучшению условий, экономические и хозяйственные вопросы о закупке оборудования и материалов, обращения о перемещении, повышении, увольнении рабочих кадров. На рассмотрение передаются дисциплинарные наказания и поощрения отличившихся специалистов.

Инструкция специалиста

Принятие на работу нового управляющего сопровождается составлением и принятием набора обязанностей, прав и ответственностей. Инструкция офис-менеджера включает полный список всех вышеописанных норм и правил для работы и организации, в него также входят лица или должности, подчиняющиеся администратору.

Карьерная лестница

Карьера менеджера строится на внутреннем развитии и профессиональном росте, который заключается в повышении навыков. Изменение влияния происходит наряду с увеличением или падением авторитета в глазах подчиненных и других сотрудников. Вертикальная положительная мобильность должности фиксируется успехами в достижении поставленных компанией целей, инициативой и коммуникабельными качествами, новаторскими способностями и эффективной методикой работы.

Офис-менеджер – одна из самых востребованных профессий. Эффективный специалист должен уделять значительное внимание человеческим ресурсам, данное требование входит в обязанности офис-менеджера для резюме. Правильно подобранный по внутренним лидерским качествам и высококвалифицированный кадр будет положительно влиять на динамику развития фирмы.

Должностная инструкция офис-менеджера

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции офис-менеджера, образец 2018 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий высшим профессиональным образованием, специальной подготовкой по направлению «Офис-менеджер», опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года. Не забывайте, каждая инструкция офис-менеджера выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать офис-менеджер. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.

2. Требования к квалификации: на должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, специальную подготовку по направлению «Офис-менеджер» опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года.

3. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее директором организации.

4. Офис-менеджер должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся вопросов управления персоналом;

— основы организации, подбора и расстановки персонала в офисе;

— принципы построения организационной структуры офиса;

— основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы сотрудников;

— порядок ведения деловой документации;

— порядок заключения договоров;

— правила пользования оргтехникой;

— основы экономики, организации труда и управления;

— основы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS WORD, MS EXEL, основы работы с системой «1С:Предприятие»;

— закупочные и отпускные цены на товары работодателя, перечень, назначение и характеристики товаров работодателя, перечень, характеристики и цены на оказываемые работодателем услуги;

— все бизнес-процессы, проходящие в организации.

законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей работе офис-менеджер руководствуется:

— внутренними нормативными актами работодателя;

— трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.

6. офис-менеджер подчиняется непосредственно директору организации.

7. На время отсутствия офис-менеджера (отпуск, командировка и пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и обязанности, по которым несет ответственность.

2. Должностные обязанности офис-менеджера

1. Осуществляет подготовку и организацию работы офиса:

— организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации;

— обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;

— обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации.

2. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:

— принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,

— принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации,

— подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя,

— обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе,

— следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,

— организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,

— по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,

— оформляет приказы директора и доводит их до сведения работников,

— выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,

— осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,

— обеспечивает исполнение работниками указаний руководства организации,

— печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

3. Ведет делопроизводство.

4. Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации.

5. Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты. Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.

6. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив.

8. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

9. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

10. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

11. Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку заказов по электронной почте.

12. Ведет учет поступающих и реализуемых товаров, оказанных услуг.

13. Ведет учет складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе.

14. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.

15. Выполняет отдельные служебные поручения директора и заместителя директора организации.

3. Права офис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:

1. Знакомиться с новыми положениями, принятыми руководством, касающимися его работы.

2. Вносить предложения, касающиеся улучшения производственного процесса.

3. Запрашивать от структурных подразделений организации и самостоятельных специалистов необходимую информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства организации надлежащих условий работы и соблюдения положений, предусмотренных ТК РФ.

4. Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. За использование имущества и средств предприятия в интересах, противоположных интересам учредителей.

Должностная инструкция офис-менеджера — образец 2018 года. Должностные обязанности офис-менеджера, права офис-менеджера, ответственность офис-менеджера.

Еще по теме:

  • Конституционное право сша в 19 веке Конституционное право сша в 19 веке 079. Развитие государственно-политической системы США в конце ХVІІІ – ХІХ веков План: 1. Гражданская война 1861-1865 г.г., укрепление федеративных […]
  • 29 3 коап рф Статья 29.4 КоАП РФ. Определение, постановление, выносимые при подготовке к рассмотрению дела об административном правонарушении Текущая редакция ст. 29.4 КоАП РФ с комментариями и […]
  • Уполномоченному по правам ребёнка в новосибирской области Уполномоченному по правам ребёнка в новосибирской области Зябрева Любовь Михайловна – Уполномоченный по правам ребенка в Новосибирской области 630011, г. Новосибирск, ул. Кирова, 3, каб. […]
  • П 1 ст8 гк рф Статья 8. Основания возникновения гражданских прав и обязанностей 1. Гражданские права и обязанности возникают из оснований, предусмотренных законом и иными правовыми актами, а также из […]
  • Военный комиссариат г тамбов тамбовской области Военный Комиссариат Тамбовской области информация актуальна на 29.10.2018 на карточке организациис учетом всех используемыхисточников данных."> разделы Анкета Реквизиты Госзакупки […]
  • Руководитель юридического отдела должностные обязанности Руководитель юридического отдела должностные обязанности Принципы являются связывающим материалом, которые скрепляют воедино все законы, подзаконные акты и другие нормативные […]